新工作观:理解工作心智,优化社会协作

工作事务可以划分为个人创作型和社会协作型。显然,大部分人的工作事务都是和其他人相关的。这时,协作软件、工作心智就很重要。


优化协作环境,选择协作伙伴,提升工作心智

工作事务可以划分为个人创作型和社会协作型。显然,大部分人的工作事务都是和其他人相关的。这时,协作软件、工作心智就很重要。

大部分生产力效率低效是因为太多低效率的沟通。我和我太太的这两个例子,说的是如何在协作中,减少不必要的沟通。让环境和时间来驱动,减少认知消耗。我们两个经常达成一些共识,把某些东西放在哪个合适的固定位置,这样就减少了很多找东西和误解的沟通。设定好接送流程之后,就不需要每次提到哪个门,我只需要出发前打一次电话,告诉她我出发了,到达时发送两个字的短信息[到达]。

生产力工具的开发,大部分都是基于类似的出发点,让机器帮助大脑节省认知消耗,把规范化的东西自动化,让机器来帮助我们执行。只是,我们每个人如何善用工具,以及配置好环境、时间进程、计划等,不仅仅是工具这项因素,也不仅仅使我们个人的因素。

我们的同事和协作者,使用何种工具,他们在环境、时间进程、计划等方面的系统配置,是否和我们的对接。这些有时是我们无法控制的因素。

这方面我在参与网络协作项目时感受很深刻。早年我参与中文网志年会,协作者娴熟于使用各类网络协作工具,大家在业余时间推动社群建设,做线下会议组织协调,配合得很好。然后我和 @TonyYet 一起做TEDtoChina项目,早期我们两个人都熟悉网络协作工具,即使一个在中国,一个在美国,配合得也非常好。

TEDtoChina项目后来有很多志愿者加入,很多人不熟悉网络协作工具,例如wordpress, wikimedia, skype, Google docs等等。我们就手把手教大家如何使用这些工具,传授wordpress的使用技巧。即使这样,大家也没有把TEDtoChina用wikimedia软件建设的wiki用起来。当Google撤离大陆时,大陆的朋友无法登陆使用Google Docs,我们的协作效率就大大折扣。

然后,我做新四年项目,这个时间点是2012年,很多志愿者在网络协作技能上就更差,大家依然强烈依赖传统的电子邮件。

如果要追求多事务的生产力绩效,除了自己使用合适的工具,协作者也一定要使用类似的工具,在【工作心智】上达成一定的默契,然后在系统配置上达成共识。工具的背后都有一套思维,使用工具的过程就是启动新的思维模式。


创作型事务与社会钟

个人事务,又可以划分为创作型事务和一般性事务。创作型事务需要进入创作状态,沉浸,获得心流体验。这时不需要和其他人协作,最好也不要被其他人打扰。大型的创作事务,例如翻译一本书,写作一本书,不可能在短期例如一周内完成,整个创作事务会分布在较长的时间段,例如半年或一年,和其他事务混杂在一起。

这种大型创作型事务,十分考验人的专注能力。很多人犯下拖延症,屡屡推迟完成时间。上半年看到一个高效率的个人创作案例。分享给大家看看。

[非言语:这一年,我写了2本书,翻译了2本书] (http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzA4ODM4ODQ3MQ==&mid=205465985&idx=1&sn=96c8c4bd75b3fcfc49758af32752c4fe&scene=1&srcid=1016nBKiZNQGnk5fyP4yHBdj#rd)

这个讲座的分享者是吴宝沛老师,他是高产作者,在学校里当老师,既要翻译,还要创作自己的图书。他把大部分自主权交给自己的心情和兴趣,建议把单纯的小兴趣和大格局、大问题联系在一起。他建议一个人一定要发展出自己的大问题,自己觉得这个大问题有意义、有价值,才能像傻子一样花很多时间钻研。一个有意义的问题,至少值得花费一两年功夫埋头其中。

他不使用任何时间管理工具,喜欢一个人工作,读书、写作、翻译,这样效率最高。他一到办公室,就基本上石化了,像石佛,对外界不闻不问。他不习惯削足适履,不喜欢改变自己去适应某个工具。他把更多的时间用来搜集素材、撰写笔记,梳理文稿。

那次,在微信群里听完吴老师的分享之后,我感概万千。当时在朋友圈写的心得:吴老师已经从智人进化为超人。如果有重要的作品想要完成,还需要寻找时间管理工具和学习方法吗?有哪些娱乐比得上沉浸于创作带来的乐趣?!

如果你的工作是完成社会期待你做的事情,那么你的人生就是被【社会钟】锁定。如果追寻组合式生活,将业余时间视为另外一个工作身份,追寻自我期许的事情,那么你就解锁了社会钟,掌握了更大的时间自由度。

开智群最初讨论拖延症和时空选择论,启发我去学习时间思维方面的知识,当时假设【社会钟】这个概念,后来居然找到它在社会学上的对应理论:社会学名家墨顿晚年的研究:社会结构和时间。他提出的模型是:社会期望时间(socially expected duration)。

我当时构思的【社会钟】概念,说的是【社会钟是人们为了社会协作和沟通达成的时间契约,人们按照共同的时间规范来参与社会行动。】。这个概念也可以用来讨论【协作事务】。大部分人的工作,其实都属于协作事务。


协作事务中的成员差异

协作事务,同样可以分成创作型事务,一般性事务。严谨的创作型事务例如产品研发、战略研讨,宽松的话例如主题讨论、文档协同编辑,甚至我们这样的微信群主题讨论。

协作事务涉及到了社会结构,不同参与者的社会角色,以及团体的组织属性,决定了基本的协作模式,包括对于工具的选择,以及如何使用工具。

即使是这样,在使用同一款工具时,个体差异还是非常明显。例如,去年我和两位朋友做一个Side project。我们使用电子邮件和Trello作为协作工具,我发现在使用Trello的过程中,我们三个人对于每个任务的设想是不一样的。

去年的项目合作中,我们三个人在合作开发一个Web应用。在使用Trello的过程中,我发现我们三人对board, list, card三个层次如何组合使用,对于任务如何划分,工作进度如何理解,工作内容如何描述,都存在不同的个人风格差异。

这种个人风格差异,现在看来,可以放在【工作心智】这个术语中泛泛地概括其中。。。当我敏感地察觉这种差异之后,我的做法是写了一个邮件《关于Trello的使用心得体验》,详细叙述我使用协作软件的经历,对于Trello的理解,我的技巧和习惯。

类似这样的沟通,其实都可以用来处理【工作心智】类型的话题,通过分享各自的使用习惯和认知,可以达成求同存异的效果,让协作更有效率,让每个参与者感到舒适、自如。


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